MS Word-এর প্রয়োজনীয় শর্টকাট

আমরা অনেকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কাজ করি। কিন্তু কিছু কি বোর্ট শর্টকাট জানা থাকলে আপনি অতি সহজে এবং দ্রুত কাজ করতে পারবেন। আর এখন বিভিন্ন চাকুরীর পরীক্ষায় ও এই কিবোর্ট শর্টকাট থেকে প্রশ্ন করা হয়। দেখে নিন কিবোর্ড শর্টকাট গুলো…

Create, save, view and print documents
Ctrl+N- নতুন ডকুমেন্ট শুরু করা।
Ctrl+O- ওপেন ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করা।
Ctrl+W- অ্যাকটিভ ডকুমেন্ট বন্ধ করা।
Ctrl+S- ডকুমেন্ট সংরক্ষণ বা সেভ করা।
Ctrl+P- প্রিন্ট ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন বা প্রিন্ট করার জন্য
Alt+Ctrl+I- প্রিন্ট কত পেইজ থেকে কত পেইজ  হবে বা প্রিন্ট প্রিভিউ প্রদর্শন করার জন্য
Alt+Ctrl+P- প্রিন্ট লেআউট প্রদর্শন করার জন্য।
Alt+Ctrl+O- আউটলাইন ভিউ প্রদর্শন করার জন্য।
Alt+Ctrl+N- ড্রাফট ভিউ প্রদর্শন করার জন্য।

Find, Replace and Browse through text
Ctrl+F – কোন ওয়ার্ড সার্চ করার জন্য।
Alt+Ctrl+Y –  আরেকটা ওয়ার্ড সার্চ করার জন্য(একটা সার্চ রিপ্লেস করার পর)
Ctrl +H – রিপ্লেস ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করার জন্য।
Ctrl+G – গো টু ডায়ালগ বক্স প্রদর্শন করার জন্য।
Alt+Ctrl+ Z – আপনি শেষ চারটি জায়গায় সংশোধন করেছেন তা প্রদর্শন করবে।
Ctrl+PageUp – পূর্বের সংশোধনের স্থানে যাওয়ার জন্য।
Ctrl+PageDown – পরের সংশোধনের স্থানে যাওয়ার জন্য।

Edit and Move Text and Graphics
Backspace – বামদিক থেকে একটি বর্ণ ডিলিট করার জন্য।
Ctrl + Backspace – বামদিক  থেকে একটি শব্দ ডিলিট করার জন্য।
Delete – ডানদিন থেকে একটি বর্ণ ডিলিট করার জন্য।
Ctrl + Delete – ডানদিক থেকে একটি শব্দ ডিলিট করার জন্য।
Ctrl+ Z – শেষ কাজটি বাতিল করার জন্য।
Ctrl + C – নির্বাচিত টেক্সট কপি করার জন্য।
Ctrl + X – নির্বাচিত টেক্সট কাট করার জন্য।
Ctrl+V – কপি/কাট করা টেক্সট পেস্ট করার জন্য।
Alt+Shift +R –  হেডার অথবা ফুটারের পূর্বের অংশ কপি করার জন্য।
Ctrl +Alt +V – পেস্ট স্পেশাল ডায়ালগ বক্স প্রদর্শনের জন্য।
Ctrl + Shift + V – শুধু ফরম্যাটিং পেস্ট করার জন্য।

Insert Special Characters
Ctrl+F9 – খালি ফিল্ড ইনসার্ট করার জন্য।
Shift +Enter – একটি প্যারাগ্রাফে একটি নতুন লাইন শুরু করার জন্য্।
Ctrl + Enter – পেজ ব্রেক ইনসার্ট করার জন্য।
Ctrl + shift+ Enter- কলাম ব্রেক ইনসার্ট করার জন্য।
Alt+Ctrl+Minus Sign – একটি em ড্যাশ ইনসার্ট করার জন্য।
Ctrl+Minus Sign – একটি en ড্যাশ ইনসার্ট করার জন্য।
Ctrl + Hyphen – একটি অপশনাল হাইপেন ইনসার্ট করার জন্য।
Ctrl + Shift + Hyphen – নন ব্রেকিং হাইপেন ইনসার্ট করার জন্য।
Ctrl + Shift + Spacebar – নন ব্রেকিং স্পেস ইনসার্ট করার জন্য।
Alt + Ctrl + C – কপিরাইট প্রতীক ইনসার্ট করার জন্য।
Alt+Ctrl+R – রেজিষ্টার্ড ট্রেডমার্ক প্রতীক ইনসার্ট করার জন্য।
Alt+Ctrl+T – ট্রেডমার্ক প্রতীক ইনসার্ট করার জন্য।
Alt+Ctrl+Full Stop – উপবৃত্ত ইনসার্ট করার জন্য।

Select Text and Graphics
Shift + Right Arrow – ডানদিক থেকে একটি লেটার নির্বাচিত করার জন্য।
Shift +Left Arrow – বামদিক থেকে একটি লেটার নির্বাচিত করার জন্য।
Ctrl+Shift+RightArrow- শব্দের শেষ পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য।
Ctrl+Shift+Left Arrow- শব্দের শুরু পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য।
Shift+End – লাইনের শেষে সিলেক্ট করার জন্য।
Shift + Home  – লাইনের শুরুতে সিলেক্ট করার জন্য।
Shift + Down Arrow – নিচের একটি লাইন ও সিলেক্ট করার জন্য।
Shift +Up Arrow – উপরের একটি লাইন ও সিলেক্ট করার জন্য।
Ctrl+Shift+Down Arrow – প্যারেগ্রাফের শেষ পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য।
Ctrl+Shift+Up Arrow – প্যারাগ্রাফের শুরু পর্যন্ত সিলেক্ট করার জন্য।
Shift+Page Down – স্ক্রীনের নিচে পরবর্তী স্ক্রীনে সিলেক্ট করার জন্য।
Shift+Page Up – স্ক্রীনের উপরে পূর্ববর্তী স্ক্রীনে সিলেক্ট করার জন্য।
Ctrl+Shift+Home – কোন ডকুমেন্টের একদম শুরুতে যাওয়ার জন্য।
Ctrl+Shift+End – কোন ডকুমেন্টের একদম শেষে যাওয়ার জন্য।
Ctrl + A – সম্পূর্ণ ডকুমেন্ট সিলেক্ট করার জন্য।

Select Text in a Table 
Tab – টেবলের পরবর্তী সেল সিলেক্ট করার জন্য।
Shift +Tab – টেবলের পূর্ববর্তী সেল সিলেক্ট করার জন্য।
Shift+Alt+Page Down -উপরের সেল থেকে পুরো কলাম সিলেক্ট করার জন্য।
Shift+Alt+Page Up – নিচের সেল থেকে পুরো কলাম ‍সিলেক্ট করার জন্য।
Alt+5 on the numeric Keypad(with Num Lock off) -পুরো টেবল সিলেক্ট করার জন্য।

Apply Paragraph Formatting
Ctrl+1- সিঙ্গেল লাইন স্পেসিং সেট করার জন্য।
Ctrl + 2- ডাবল লাইন স্পেসিং সেট করার জন্য।
Ctrl+5 – দেড় লাইন স্পেসিং সেট করার জন্য।
Ctrl+0 – এক লাইন স্পেস দেওয়ার জন্য ২টি প্যারাগ্রাফের মধ্যে।
Ctrl +E- একটি প্যারাগ্রাফকে মাঝখানে সেট করে।
Ctrl+J- একটি প্যারাগ্রাফকে জাস্টিফাইড  অ্যালাইনমেন্ট দেওয়ার জন্য।
Ctrl+R- একটি প্যারাগ্রাফকে রাইট  অ্যালাইনমেন্ট দেওয়ার জন্য।
Ctrl+L-  একটি প্যারাগ্রাফকে লেফট অ্যালাইনমেন্ট দেওয়ার জন্য।
Ctrl+M- বাম দিক থেকে ইনডেন্ট দেওয়ার জন্য
Ctrl+Shift+M- বামদিক থেকে প্যারাগ্রাফ ইনডেন্ট বাদ দেয়ার জন্য।
Ctrl+T- হ্যাংগিং ইনডেন্ট দেওয়ার জন্য।
Ctrl+Shift+T- হ্যাংগিং ইনডেন্ট কমানোর জন্য।
Ctrl+Q- প্যারাগ্রাফ ফরম্যাটিং দূর করার জন্য।

Perform a Mail Merge
Alt+shift+K- মেইল মার্জ প্রদর্শনের জন্য।
Alt+Shift+N- ডকুমেন্ট মার্জড করার জন্য।
Alt+Shift+M- মার্জড ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার জন্য।
Alt+Shift+E- মেইল মার্জড ডাটা ডকুমেন্ট এডিট করার জন্য।
Alt+shift+F- একটি মার্জ ফিল্ড ইনসার্ট করার জন্য।

Share:

Read More

Excel Macro : Excel VBA code to Print the Sheet

Hope you are doing well !! Thought of sharing a small VBA code to help you writing a code to print the Workbook, Worksheet, Cell Range, Chart etc. .PrintOut () Method is used to print any Excel Object.

Syntax of .PrintOut Method

YourObj.PrintOut(From, To, Copies, Preview, ActivePrinter, PrintToFile, Collate, PrToFileName, IgnorePrintAreas)

Where:

YourObj (Required): It is a variable which represents your Object which you want to print. For example: Workbook, Worksheet, Chart etc. From (Optional): Starting page number from which printing has to start. If this argument is omitted, printing starts from page 1. To (Optional): End page number till which printing has to be done. If omitted, printing will be done till the last page. Copies (Optional): This is the number of copies to be printed. If omitted, only one copy will be printed. Preview (Optional): If passed as TRUE then Excel will invoke the print preview before printing the Object. If omitted, FALSE will be passed and hence excel will invoke the printing directly without showing the preview. ActivePrinter (Optional): This sets the name of the active printer PrintToFile (Optional): True is passed to print to a file. If it is not specified then user is prompt to enter an output file. Collate (Optional): This is a Boolean type argument. TRUE is to collate multiple copies. PrToFileName (Optional): If the above parameter PrintToFile is set to TRUE then you need to specify the name of the file you want to print to IgnorePrintAreas (Optional): This is a Boolean type argument. If this argument is set to true then this function print the entire object.

Examples:

Based on above explanation and Syntax we will see examples of printing the Workbook, sheets, charts etc.

Example 1: VBA Statements to Print Objects with Default Options

1. VBA code to print ActiveWorkbook

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintActiveWorkbook()  
2.       ActiveWorkbook.PrintOut  
3. End Function  

2. VBA code to print Active Sheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintActiveSheet()  
2.       ActiveSheet.PrintOut  
3. End Function  

3. VBA code to print all WorkSheets

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintAllWorkSheets()  
2.       WorkSheets.PrintOut  
3. End Function  

4. VBA code to print a Single Sheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintOneSheet()  
2.       Sheets("Sheet1").PrintOut 'Sheet1 is the name of the Sheet which you want to Print  
3. End Function  

5. VBA code to print more than one Sheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintMultipleSheets()  
2.       Sheets(Array("Sheet1" , "Sheet2", "Sheet3").PrintOut   
3. End Function  

6. VBA code to print Selected area of a Sheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintSelectedArea()  
2.       Selection.PrintOut   
3. End Function  

7. VBA code to print Range of Worksheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintRange()  
2.       Range("A1:D5").PrintOut   
3. End Function  

8. VBA code to print Excel Chart

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintChart()  
2.       Sheets("Sheet1").ChartObjects("Chart1").Chart.PrintOut 'Chart1 is name of the Chart  
3. End Function  

9. VBA code to print All Charts in a WorkSheet

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintAllChart()  
2. Dim ExcelCharts As Object  
3. Set ExcelCharts = Sheets("Sheet1").ChartObjects  
4. For Each Chart In ExcelCharts  
5.     Chart.Chart.PrintOut  
6. Next  
7. End Function  

10. VBA code to print All Charts in a Workbook

view plaincopy to clipboardprint?

1. Function PrintAllChart()  
2.     Dim ExcelCharts As Object  
3.     For Each Sheet In Sheets  
4.         Set ExcelCharts = Sheet.ChartObjects  
5.         For Each Chart In ExcelCharts  
6.             Chart.Chart.PrintOut  
7.         Next  
8.         Set ExcelCharts = Nothing  
9.     Next  
10. End Function  

Example 2: VBA Statements to Print Objects with different parameters passed

1. VBA code to print From Page Number X to Page Number Y

view plaincopy to clipboardprint?

1. 'Below statement will print from Page No:2 to Page No:3  
2. Worksheets("Sheet1").PrintOut From:=2, To:=3  

2. VBA code to print more than 1 Copy

view plaincopy to clipboardprint?

1. 'Below statement will print 3 copy of the Sheet1 from Page 2 to Page no: 3  
2. Worksheets("Sheet1").PrintOut From:=2, To:=3, Copies:=3  

3. VBA code to Show Print Preview before actual printing

view plaincopy to clipboardprint?

1. 'Below statement will print 3 copy of the Sheet1 from Page 2 to Page no: 3  
2. Worksheets("Sheet1").PrintOut From:=2, To:=3, Copies:=3, Preview:=True  

Share:

Read More

How to Change the Default File Name Used When Saving Word Documents

When saving a file for the first time, you may have noticed Word suggesting a file name to you in the “Save As” dialog box. This file name is typically taken from the first paragraph in your document. However, this is actually Word’s second choice for suggested file names.

If you’ve set the “Title” property for the document, Word uses that as the suggested file name when you first save the document. For example, we set the “Title” property for this article to the title of the article.

When we save the article the first time (press “Ctrl + S” and select a location or click “Browse” on the “Save As” screen), that “Title” property is entered in as the file name in the “File name” edit box on the “Save As” dialog box.

NOTE: You do not need to add the file extension (.docx) to the “Title”. Word automatically adds that to every file name.If you want the same default file name to be used for all documents of a specific type, you can create a template for use with those documents and set the “Title” property in the template.

When you create a new document with that template attached…

…and you save the document for the first time, the text you entered into the “Title” property is entered as the default file name in the “File name” edit box on the “Save As” dialog box.

You can simply add to or change the file name for each document when you save it.

NOTE: If your document does not have any text in it and you haven’t set the “Title” property, Word inserts “DocX.docx” as the file name, where the “X” is a number that depends on how many new documents you have created during your current Word session. This number is set back to “1” after you close all open Word documents.

Share:

Read More

How to Enable Typing Slashes in Cells in Excel

By default, the slash (/) key displays the shortcuts to the commands on the ribbon in Excel. So, what do you do if you want to enter a slash in a cell? There’s a way to disable this setting so you can type a slash in cells.

To prevent the slash key from activating the ribbon command shortcuts, click the “File” tab.

On the backstage screen, click “Options” in the list of items on the left.

On the “Excel Options” dialog box, click “Advanced” in the list of items on the left.

In the “Lotus compatibility” section, change the character in the “Microsoft Excel menu key” edit box from a slash to a different character, such as a tllde (~) or a grave accent (`). Make sure the character you choose is one you won’t be using in the cells.

Click “OK” to accept the change and close the “Excel Options” dialog box.

Now you can type a slash in any cell in your worksheet.

Again, the character you entered as the “Microsoft Excel menu key” is not available to type in the cells.

Share:

Read More

How to Show and Hide Cell Gridlines on All Tables in Word

By default, when you create a new table, all the cells have black borders that print with the document. However, there are also table gridlines that make it easier to see where each cell is located in a table if you turned off the cell borders.

The following image shows a table with solid borders applied to all cell borders.

However, if you don’t want any borders on your table and there are no gridlines showing, it may be hard to view and reference data in large tables. On the other hand, for certain tables, you may not want to show the gridlines.

To show gridlines on a table, hover your mouse over the table. The table selection icon displays on the upper-left corner of the table.

When you hover your mouse over the table selection icon, the cursor becomes a crosshair cursor. Click on the icon with the crosshair cursor to select the whole table.

Click the “Layout” table under “Table Tools”.

In the “Table” section of the “Layout” tab, click “View Gridlines”.

The gridlines now display on the table.

To turn off the gridlines for the table, simply select the table and click “View Gridlines” again.

NOTE: The “View Gridlines” option either shows or hides the gridlines for ALL tables in your document. Also, you cannot print table gridlines.

Share:

Read More

How to Use AutoRecover to Automatically Save Your Word Documents and Recover Lost Changes

Word can automatically create a backup of your document every time you save it. However, you can also have Word automatically save your document for you at regular intervals using the AutoRecover feature and use this feature to recover any changes lost in your documents.

Turn on the AutoRecover feature

To turn on the AutoRecover feature, click the “File” tab.

On the backstage screen, click “Options” in the list of items on the left.

On the “Word Options” dialog box, click “Save” in the list of items on the left.

Click the “Save AutoRecover Information every” check box so there is a check mark in the box. The spinner edit box before “minutes” activates. Enter the number of minutes after which you want Word to automatically save your document.

To change the default location for AutoRecover files, click “Browse” to the right of the “AutoRecover file location” edit box.

On the “Modify Location” dialog box, navigate to the location where you want AutoRecover files saved and click “OK”.

To close the “Word Options” dialog box, click “OK”.

Once Word has automatically saved your document, on the “Info” screen, under “Versions”, you’ll see a list of “autosave” versions of your document that have been automatically saved at the time interval you specified.

NOTE: The previous “autosave” files are still available even after you manually save your document within the same Word session. However, once you close the document and reopen it, any “autosave” files associated with the document are not available.

Recover Changes Made to an Existing Document

To recover the latest changes you forgot to save in a document that has previously been saved, open the file in question and click the “File” tab. On the “Info” screen, the “Versions” section contains a list of files that were either closed without saving or automatically saved using the AutoRecover feature.

The unsaved version of the file opens in Read-Only mode with a message in a yellow bar at the top of the window saying this is a temporary, recovered file. To fully recover this version of the file, click “Restore” on the yellow bar.

A warning displays telling you that you are about to overwrite the last saved version of your file with the selected version. If you’re sure you want the recovered version of the file to replace the latest saved version, click “OK”.

After restoring the selected version of the document, Word remains in Read-Only mode. To return to normal editing mode, select “Edit Document” from the “View” menu.

Recover a New Document You Have Not Saved Yet

It’s one thing to be able to recover a few changes made to an existing document that you lost. What if you created a new document, added a lot of content, and Word crashed or you lost power before you remembered to save the document? There is a way to recover unsaved documents.

To recover an unsaved document, click the “File” tab from within another existing document or a blank document and then click “Open” in the list of items on the left side of the backstage screen.

NOTE: If you’ve opened Word without opening a document or creating a new document, press “Ctrl + O” (that’a a capital letter “O”, not a zero) from the initial screen with the “Recent” list of documents and the templates. We found that it doesn’t take you directly to the “Open” screen when you’re on the initial screen, but you can click “Open” from the “Info” screen to get there.

At the bottom of the “Recent Documents” list on the right side of the “Open” screen, click “Recover Unsaved Documents”.

NOTE: You can also click “Manage Versions” on the “Info” screen and select “Recover Unsaved Documents” from the drop-down menu.

The “Open” dialog box opens to the “UnsavedFiles” folder, listing any unsaved documents that are available to recover. Select a file and click “Open”.

NOTE: These recovery files are named with a string of numbers, so it may be hard to figure out which one is the document you want to recover. Looking at the date and time on each file might help you determine which file you want.

The selected file is opened in Read-Only mode and a message displays in a yellow bar at the top of the window saying this is a temporary, recovered file. To save the file, click “Save As” in the yellow bar.

On the “Save As” dialog box, navigate to the location where you want to save the recovered document and enter a name for the document in the “File name” edit box. Click “Save”.

Again, once the recovered document is saved, Word remains in Read-Only mode. To return to normal editing mode, select “Edit Document” from the “View” menu.

If you manually save your documents regularly, you may not need to turn on the AutoRecover feature. However, if you tend to forget to save your work, the AutoRecover feature can be a life-saver.

Share:

Read More